Jak długo notariusz przechowuje akty notarialne i gdzie trafiają dokumenty po zamknięciu kancelarii

Oryginał aktu notarialnego, który podpisujemy w kancelarii, nie trafia do klienta. Strony otrzymują wypisy, natomiast oryginał pozostaje w dokumentacji notarialnej. To rozróżnienie zaczyna mieć praktyczne znaczenie kilka albo kilkanaście lat później, gdy własny egzemplarz zaginie, potrzebny jest kolejny wypis umowy sprzedaży mieszkania albo trzeba odnaleźć akt sporządzony przez notariusza, który już nie prowadzi kancelarii.

W Polsce zasada jest konkretna: dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne notariusz przekazuje do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego po upływie 10 lat od ich sporządzenia. Drugi moment graniczny to zakończenie działalności kancelarii. Wtedy dokumentacja jest przekazywana do sądu niezależnie od tego, czy konkretny akt ma rok, pięć czy dziewięć lat.

Oryginał aktu pozostaje u notariusza przez 10 lat – co dokładnie oznacza ten termin

Podstawowa reguła wynika z art. 90 § 1 ustawy – Prawo o notariacie. Po upływie 10 lat od sporządzenia dokumentów obejmujących czynności notarialne notariusz przekazuje je na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

Nie należy z tego wyciągać wniosku, że po dziesięciu latach akt zostaje zniszczony. Jest dokładnie odwrotnie: zmienia się miejsce jego przechowywania. Dokument przestaje znajdować się w kancelarii, ale nadal istnieje i może być podstawą do wydania uprawnionej osobie wypisu lub odpisu.

W praktyce trzeba rozróżnić trzy rzeczy:

• oryginał aktu notarialnego – pozostaje w dokumentacji notarialnej i nie jest dokumentem wydawanym stronie „do domu”;

• wypis aktu notarialnego – dokument wydawany stronie, który zgodnie z art. 109 Prawa o notariacie ma moc prawną oryginału;

• odpis lub wyciąg – wydawane w sytuacjach przewidzianych prawem na zasadach zbliżonych do wypisu.

To ważna różnica. Jeżeli właściciel mieszkania zgubi wypis umowy sprzedaży, nie musi odzyskiwać „oryginału”. Powinien ustalić, gdzie znajduje się obecnie oryginalna dokumentacja, a następnie wystąpić o kolejny wypis.

Najłatwiejsza sytuacja występuje wtedy, gdy akt sporządzono stosunkowo niedawno, a kancelaria nadal działa. W pierwszej kolejności kontaktuje się właśnie z nią. Przy zgłoszeniu dobrze mieć przynajmniej część danych pozwalających odnaleźć dokument:

• imię i nazwisko notariusza,

• datę sporządzenia aktu,

• numer repertorium A, np. Rep. A 1234/2021,

• imiona i nazwiska stron,

• rodzaj czynności, np. sprzedaż nieruchomości, darowizna albo ustanowienie służebności.

Numer Rep. A jest szczególnie użyteczny. Jeżeli znajduje się na starym wypisie, umowie kredytowej, korespondencji z bankiem albo innym dokumencie dotyczącym transakcji, najlepiej podać go od razu. Szukanie wyłącznie po nazwisku jednej ze stron może potrwać dłużej, zwłaszcza w dużej kancelarii i przy starych aktach.

Za sporządzenie wypisu, odpisu lub wyciągu z akt notarialnych maksymalna stawka taksy notarialnej wynosi obecnie 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Do taksy notarialnej co do zasady dochodzi VAT. W przypadku dziesięciostronicowego wypisu sama maksymalna taksa daje więc 60 zł netto, przed doliczeniem podatku.

Jest tu pewna niedogodność, która regularnie zaskakuje klientów: posiadanie skanu albo niepoświadczonej kserokopii starego wypisu nie zawsze rozwiązuje problem. Bank, sąd, urząd albo druga strona transakcji może wymagać dokumentu mającego odpowiednią moc prawną. W takiej sytuacji trzeba zamówić kolejny wypis zamiast próbować „legalizować” zwykłą kopię.

Co dzieje się z aktami, gdy kancelaria zostaje zamknięta

Dziesięcioletni termin nie obowiązuje bezwzględnie do końca, jeżeli notariusz wcześniej przestanie prowadzić kancelarię. Z chwilą zaprzestania działalności kancelarii dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne są przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

To oznacza, że nie istnieje zasada, według której akta „przejmuje automatycznie” dowolna inna kancelaria w mieście. Sam fakt, że w dawnym lokalu działa obecnie inny notariusz, również niczego nie przesądza.

Przykład pokazuje to najlepiej. Akt został sporządzony w 2024 r., ale kancelaria zakończyła działalność w 2027 r. Nie trzeba czekać do 2034 r. Dokumentacja zostanie przekazana w związku z zakończeniem działalności kancelarii. Jeżeli klient w 2029 r. będzie potrzebował wypisu, jego pierwszym zadaniem powinno być ustalenie właściwego sądu przechowującego akta.

Co istotne, ustawa wskazuje na archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego, a nie na Archiwum Państwowe jako pierwszy punkt poszukiwania współczesnego aktu. To częsty błąd. Archiwa państwowe mają w swoich zasobach historyczną dokumentację dawnych notariuszy, jednak osoba szukająca aktu sporządzonego kilkanaście lat temu powinna najpierw sprawdzić właściwy sąd rejonowy.

Przy ustalaniu miejsca przechowywania warto działać w następującej kolejności:

1. sprawdzić, czy kancelaria nadal istnieje;

2. jeżeli działa – skontaktować się z kancelarią i podać datę aktu oraz numer Rep. A;

3. jeżeli kancelaria została zamknięta albo od sporządzenia aktu upłynęło ponad 10 lat – ustalić archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego;

4. przed złożeniem wniosku sprawdzić na stronie konkretnego sądu, który wydział obsługuje dokumentację byłych kancelarii i jakie dane należy podać.

Najbardziej problematyczne są sytuacje, w których klient nie zna numeru repertorium, dokładnej daty ani pełnego nazwiska notariusza. Dokument nadal można próbować odnaleźć, ale wyszukiwanie staje się mniej automatyczne. Dlatego numer Rep. A warto traktować jak numer identyfikacyjny sprawy i zachować go nawet wtedy, gdy sam papierowy wypis został zeskanowany.

Jak uzyskać wypis starego aktu i kto ma do niego prawo

Samo ustalenie miejsca przechowywania dokumentu nie oznacza jeszcze, że dowolna osoba może zamówić jego kopię. Akty notarialne nie są publicznym rejestrem. Dostęp do wypisu jest ustawowo ograniczony.

Zgodnie z art. 110 Prawa o notariacie wypis aktu notarialnego wydaje się przede wszystkim:

• stronom aktu,

• osobom, dla których w samym akcie zastrzeżono prawo otrzymania wypisu,

• następcom prawnym tych osób.

Inna osoba nie uzyska dokumentu tylko dlatego, że zna numer repertorium albo interesuje ją dana nieruchomość. W określonych przypadkach potrzebna jest zgoda stron lub odpowiednia droga sądowa.

Wypis nie jest przy tym „gorszą wersją” dokumentu. Ustawa wprost stanowi, że wypis ma moc prawną oryginału. Oryginału nie trzeba więc przenosić między bankiem, sądem, urzędem i właścicielem nieruchomości. System został skonstruowany właśnie po to, aby oryginalna dokumentacja pozostawała chroniona w miejscu przechowywania, a w obrocie używano wypisów.

Przy starszym akcie najlepiej przygotować przed kontaktem z kancelarią albo sądem:

• swoje dane identyfikacyjne,

• nazwisko notariusza,

• dawną siedzibę kancelarii, jeżeli jest znana,

• numer Rep. A,

• datę aktu,

• nazwiska stron,

• rodzaj aktu,

• dokumenty potwierdzające następstwo prawne, jeżeli o wypis występuje np. spadkobierca.

Jak można wywnioskować również z praktycznych informacji publikowanych przez notariusz-olsztyn.pl, przy dokumentacji notarialnej dobrze zaczynać od precyzyjnego ustalenia, kto sporządził akt, kiedy go podpisano i jaki nadano mu numer repertorium. To prostsze i zwykle szybsze niż rozpoczynanie poszukiwania od ogólnego opisu typu „umowa mieszkania sprzed kilkunastu lat”.

Trzeba też odróżnić akt notarialny od dokumentów powiązanych z księgą wieczystą. Jeżeli celem jest wyłącznie ustalenie aktualnego stanu prawnego nieruchomości, poszukiwanie starego aktu może być zbędne – najpierw należy sprawdzić księgę wieczystą. Jeżeli jednak potrzebna jest dokładna treść oświadczeń zawartych w umowie, np. sposób ustanowienia służebności, warunki darowizny, treść pełnomocnictwa czy postanowienia umowy majątkowej małżeńskiej, właściwym dokumentem będzie wypis aktu.

Najgorsza kolejność działania to wysyłanie identycznego zapytania do kilku przypadkowych kancelarii. Notariusz, który nie sporządzał aktu i nie posiada jego dokumentacji, nie stanie się jej dysponentem tylko dlatego, że prowadzi kancelarię w tym samym mieście. Najpierw ustala się autora aktu i aktualne miejsce przechowywania, dopiero potem składa wniosek o dokument.

FAQ – najczęstsze pytania o przechowywanie aktów notarialnych

Czy notariusz przechowuje akt notarialny przez całe życie?
Nie. Dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne są przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego po upływie 10 lat od sporządzenia albo wcześniej, jeżeli kancelaria przestaje działać.

Czy po 10 latach akt notarialny jest niszczony?
Nie. Upływ 10 lat oznacza zmianę miejsca przechowywania dokumentacji, a nie automatyczne zniszczenie aktu.

Gdzie trafiają dokumenty, gdy notariusz zamyka kancelarię?
Co do zasady dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne trafiają do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Nie należy zakładać, że przejmuje je następna kancelaria działająca pod tym samym adresem.

Czy można dostać oryginał aktu notarialnego?
Strona otrzymuje wypis aktu, a nie oryginał przechowywany w dokumentacji notarialnej. Wypis ma zgodnie z ustawą moc prawną oryginału.

Ile kosztuje kolejny wypis aktu u notariusza?
Maksymalna stawka taksy za sporządzenie wypisu, odpisu lub wyciągu wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę. Do wynagrodzenia notariusza co do zasady doliczany jest VAT.

Czy każdy może zamówić wypis cudzego aktu?
Nie. Wypisy wydaje się przede wszystkim stronom aktu, osobom, którym zastrzeżono w akcie prawo do ich otrzymania, oraz następcom prawnym. Samo podanie numeru repertorium nie daje prawa dostępu do dokumentu.

Co zrobić, jeśli nie pamiętam numeru Rep. A?
Zbierz pozostałe dane: nazwisko notariusza, przybliżoną datę czynności, nazwiska stron, rodzaj aktu i dawny adres kancelarii. Sprawdź też inne dokumenty związane z transakcją – numer Rep. A często znajduje się w dokumentach bankowych, sądowych albo późniejszych aktach powołujących się na wcześniejszą umowę.

Czy stare akty notarialne znajdują się w Archiwum Państwowym?
Nie należy zaczynać od takiego założenia. Historyczne zespoły akt notarialnych rzeczywiście znajdują się w archiwach państwowych, ale w przypadku współczesnej dokumentacji pierwszym miejscem poszukiwania po przekazaniu jej przez notariusza jest właściwy sąd rejonowy.

Jeżeli potrzebujesz dziś starego aktu, zacznij od znalezienia numeru Rep. A, daty aktu i nazwiska notariusza. Następnie sprawdź, czy jego kancelaria nadal działa. Jeżeli tak – zwróć się najpierw tam. Jeżeli została zamknięta albo od sporządzenia dokumentu minęło ponad 10 lat – ustal właściwy sąd rejonowy i jego archiwum ksiąg wieczystych. To powinno być pierwsze działanie; szukanie przypadkowej kancelarii zastępczej albo rozpoczynanie od Archiwum Państwowego zwykle tylko wydłuża drogę do dokumentu.